Klachtenprocedure

Klachten kan men schriftelijk indienen bij het secretariaat van de vereniging.

Afhandeling van de klacht na ontvangst

• Na ontvangst van een klacht ontvangt de klager van de secretaris een ontvangstbevestiging met daarbij de klachtenprocedure.
• De secretaris agendeert de klacht voor de eerstvolgende bestuursvergadering. In dringende gevallen worden bestuursleden eerder (via de mail) op de hoogte gebracht.
• Gaat de klacht over personen, dan benoemt het bestuur minimaal twee onafhankelijke leden, die de klacht in behandeling nemen. Hierna te noemen “klachtencommissie”.
• Gaat de klacht niet over personen, dan wordt (waar mogelijk) de klacht direct doorgespeeld naar degene die het onderwerp van de klacht in zijn/haar takenpakket heeft.
• Mocht de klacht, van niet-persoonlijke aard, niet naar tevredenheid van de klager afgehandeld zijn, dan kan de klager terecht bij het bestuur, die een klachtencommissie benoemt.
• Op basis van hoor en wederhoor vormt de klachtencommissie zich een beeld van de situatie rond de ingediende klacht.
• Zowel de klager als degene die de klacht betreft, wordt geïnformeerd over de stand van zaken rondom de klacht c.q. de afhandeling, door de secretaris.
• Na indiening van een klacht heeft O&O zes weken de tijd om de klacht te behandelen en de uitkomst naar de klager te sturen. Deze termijn kan door het bestuur van O&O verlengd worden met vier weken. Van verlenging ontvangen betrokken partijen tijdig bericht van de secretaris.

Klachtencommissie

De klachtencommissie bestaat uit twee personen aan te wijzen door het bestuur.

• Op basis van hoor en wederhoor vormt de klachtencommissie zich een beeld van de situatie rond de ingediende klacht.
• De klachtencommissie dient de klacht binnen wettelijke termijn van zes weken af te ronden. Is dit door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk, dan kan hiervoor verlenging van maximaal vier weken bij het bestuur worden gevraagd.
• De klachtcommissie brengt verslag uit aan het bestuur, waarna de commissie voor de onderhevige taak wordt ontbonden.

Administratieve verwerking

Het bestuur draagt zorg voor het opslaan van de klacht en de afwikkeling hiervan.

Boekel, 1 maart 2023